De spits is precies het moment waarop je niet kunt opnemen
Een afhaalrestaurant verdient zijn avond in twee uur. In die twee uur staan je handen in de wok, staat er iemand aan de balie en gaat de telefoon. Wie een bezettoon hoort, belt niet terug: die opent een app of bestelt ergens anders. De telefoon is je goedkoopste bestelkanaal, en tegelijk het kanaal dat je in de spits het minst bedient.
ivoo neemt meerdere gesprekken tegelijk aan, zonder wachtrij en zonder bezettoon. Jij kiest wanneer ivoo inspringt: alleen bij bezet of geen gehoor, alleen tijdens de spits, of altijd. Buiten je keukentijden neemt ivoo voorbestellingen aan voor het eerstvolgende moment dat je open bent, binnen de horizon die jij instelt.
- Bij bezet of geen gehoor springt ivoo in; jij bepaalt wanneer.
- Meerdere gesprekken tegelijk: geen wachtrij, geen bezettoon.
- Buiten openingstijden: voorbestellingen voor de volgende dienst, of alleen vragen beantwoorden.
Zo neemt ivoo een bestelling aan
Een bestelgesprek heeft een vaste volgorde, en juist die volgorde voorkomt fouten. ivoo vraagt eerst of het om afhalen of bezorgen gaat en controleert bij bezorgen de postcode tegen jouw zones. Dan komen de gerechten: op nummer of op naam, met aantal en opties. Na elke regel leest ivoo terug wat er is genoteerd, met nummer én naam, zodat een verkeerd verstaan nummer meteen opvalt.
Daarna volgt de tijd. ivoo rekent met je wachttijd en je keukentijden en zegt een concreet moment: ‘over twintig minuten, rond kwart over zes’. Tot slot naam en telefoonnummer, een laatste samenvatting met het totaal, en pas dan is de bestelling geplaatst. Dat is ook het moment waarop de bon in je keuken verschijnt en de gast een sms krijgt.
| Stap | Wat ivoo doet |
|---|---|
| 1. Afhalen of bezorgen | Postcode toetsen aan jouw bezorgzones, bezorgkosten en minimumbedrag toepassen |
| 2. Gerechten | Op nummer of op naam vinden, aantal en opties vastleggen, wensen als notitie |
| 3. Terugkoppeling | Elke regel teruglezen met nummer én naam; twijfel tussen twee nummers? Dan vragen |
| 4. Tijd | Afhaal- of bezorgtijd op basis van jouw wachttijd en keukentijden |
| 5. Naam en nummer | Naam vragen, het nummer van de beller gebruiken of een ander nummer noteren |
| 6. Bevestiging | Totaal noemen, bon naar de keuken, sms met samenvatting naar de gast |
Van gesprek naar bon in de keuken
Elke geplaatste bestelling verschijnt direct op het keukenscherm in je ivoo-dashboard. Dat open je op een telefoon, een tablet of een oud scherm in de keuken. Iedere bon krijgt een kort dagnummer (1, 2, 3 … opnieuw vanaf de ochtend) dat je makkelijk roept en dat de gast ook in de sms leest. Je zet een bestelling op ‘klaar’ met één tik; de gast ziet dat via de volglink in de sms.
Wil je de bon ook ergens anders? Stel een e-mailadres in, of een koppeling met je kassa. Voor vooraf betalen stuurt ivoo een betaallink mee in de sms; de gast betaalt met iDEAL en jij ziet ‘betaald’ op de bon. Een bonprinter die de bon zelf uitdraait staat op onze planning; tot die tijd is het keukenscherm de plek waar alles samenkomt.
Betalingen lopen via Stripe. ivoo bewaart geen rekening- of kaartgegevens van gasten.
Jouw regels: zones, bedragen en tijden
Een afhaalrestaurant heeft meer regels dan een gast doorheeft. Tot welke postcodes bezorg je? Wat is het minimumbedrag, en wat zijn de bezorgkosten? Hoe lang is de wachttijd op een gewone dinsdag, en op een vrijdag? Vanaf welk bedrag wil je zelf even meekijken? Al die regels stel je in je dashboard in, en ivoo houdt zich eraan in elk gesprek.
Boven het maximum dat je instelt neemt ivoo een bestelling niet zelfstandig aan, maar verbindt hij door naar je team of legt hij een terugbelverzoek vast. Zo blijft een cateringbestelling voor dertig personen een gesprek van mens tot mens. En is het onverwacht druk, dan verhoog je de wachttijd met één aanpassing; ivoo noemt vanaf dat moment de nieuwe tijd.
- Bezorgzones op postcode, met bezorgkosten en minimumbedrag.
- Wachttijd per moment aan te passen; ivoo rekent er direct mee.
- Maximumbedrag voor zelfstandig aannemen; daarboven naar je team.
- Gerechten die je liever niet telefonisch verkoopt, markeer je als ‘niet telefonisch’.
Wat het kost, en waarmee je het vergelijkt
Voor afhaal- en bezorgzaken is er Onbeperkt: €119 per maand exclusief btw, 400 gesprekken inbegrepen, en niets per bestelling, hoeveel het er ook zijn. Kom je boven de 400 gesprekken, dan kost elk extra gesprek €0,30 en blijft ivoo gewoon opnemen. Wil je eerst rustig kijken, dan is Start gratis: €0 per maand en €1,95 per afgeronde bestelling.
De vergelijking die telt is die met een bezorgplatform. Daar betaal je bij eigen bezorging of afhalen doorgaans 14% commissie plus €0,21 per bestelling. Bij 250 bestellingen van gemiddeld €27 is dat ongeveer €997 per maand; met ivoo op Onbeperkt is het €119, en de gast heeft jouw nummer gebeld. De rekensom staat uitgewerkt op de pagina zonder commissie.
Platformtarieven verschillen per contract en per dienst. Controleer je eigen afrekening voordat je de vergelijking maakt.
Veelgestelde vragen
Mijn kaart heeft 120 nummers en veel opties. Kan ivoo dat aan?
Ja. ivoo werkt met je volledige kaart, inclusief nummers, categorieën, prijzen en opties. Een gast die ‘twee keer 42 met nasi’ zegt, krijgt ‘twee keer nummer 42, babi pangang met nasi’ terug. Lijken twee nummers op elkaar, dan vraagt ivoo welke. Je kaart komt van je website of van foto's van je menukaart en is in je dashboard aan te passen.
Wat gebeurt er bij een bestelling boven een bepaald bedrag?
Je stelt zelf een maximum in voor bestellingen die ivoo zelfstandig mag aannemen. Daarboven verbindt ivoo door naar je team of legt hij een terugbelverzoek vast. Zo blijven grote bestellingen en catering een gesprek met een mens.
Kan de gast vooraf betalen?
Ja. Zet ‘betalen via link’ aan en ivoo stuurt in de sms een betaallink mee. De gast betaalt met iDEAL en jij ziet op de bon dat er is betaald. Wil je liever aan de balie of bij de deur afrekenen, dan laat je dit uit; ivoo zegt dan dat er bij afhalen of bezorgen wordt betaald.