Een menukaart die aan de telefoon werkt, heeft per gerecht een uniek nummer, een naam die je kunt uitspreken, een prijs, en opties die als keuze met een eigen prijs zijn vastgelegd in plaats van als voetnoot. Leg vast wat de keuken wel en niet aanpast, welke gerechten je niet telefonisch verkoopt en welke allergenen bekend zijn. Met die structuur kan een medewerker of AI-telefonist een bestelling eenduidig aannemen en teruglezen. ivoo leest deze kaart van je website of van foto's en bewaart de nummers.
1. Geef elk gerecht een uniek nummer, en houd het
Nummers zijn het beste dat een telefonische kaart kan hebben: ze zijn kort, eenduidig en gasten onthouden ze. Maar alleen als ze uniek zijn en niet veranderen. Twee kaarten (lunch en diner) met allebei een nummer 12 zijn aan de telefoon één nummer 12. En een kaart die na de zomer opnieuw wordt genummerd, kost je een winter aan ‘nee, de oude 42’.
Heb je nog geen nummers, overweeg ze dan, ook al is je kaart klein. ‘Nummer 7’ is sneller en zekerder dan ‘de kip met cashewnoten in zoetzure saus’. Gebruik een letter voor bijgerechten of een tweede kaart (7a, D3) als je moet, maar vermijd nummers die aan de telefoon op elkaar lijken als ze naast elkaar in dezelfde categorie staan.
- Eén nummer per gerecht, over al je kaarten heen.
- Nummers blijven jaren gelijk; nieuwe gerechten krijgen een nieuw nummer.
- Het nummer staat vóór de naam, ook op je website en in je pdf.
2. Namen die je kunt uitspreken, in twee talen als het kan
Een gast bestelt ‘foe yung hai’, ‘tjaptjoy’ of ‘een frikandel speciaal’. De naam op je kaart hoeft niet precies zo te klinken, maar moet er wel op lijken. Vermijd namen die alleen op papier werken (een lange beschrijving als gerechtnaam) en zet de beschrijving in een aparte regel. Een Engelse naam ernaast helpt gasten die geen Nederlands spreken, en een telefonist die Engels praat.
Voor een AI-telefonist geldt dit dubbel. ivoo zoekt op nummer en op naam en herkent een net andere spelling of uitspraak, maar een kaart met korte, herkenbare namen wordt beter verstaan dan een kaart met poëzie. De beschrijving mag wél uitgebreid zijn: die leest de telefonist voor als de gast vraagt wat erin zit.
3. Opties als keuze met een prijs, niet als voetnoot
‘Alle hoofdgerechten worden geserveerd met nasi, bami of witte rijst’ staat onderaan veel kaarten. Aan de telefoon is dat een keuze die bij elk gerecht gemaakt moet worden. Leg opties daarom per gerecht vast: welke keuzes er zijn, of de gast er precies één moet kiezen of meerdere mag, en wat elke keuze kost. Groot of klein, sauzen, extra's, ‘speciaal’: allemaal opties.
Leg ook vast wat de keuken níet aanpast. Een broodje zonder brood, een saus die je niet los verkoopt, een gerecht dat alleen in één maat bestaat. Als dat vastligt, hoeft niemand aan de telefoon te improviseren, en krijgt de gast een eerlijk ‘dat kan helaas niet’ in plaats van een bon die de keuken niet kan maken. Een wens die geen optie is maar wel kan (‘niet te pittig’) gaat als notitie mee.
| Op de kaart | Vastgelegd als |
|---|---|
| ‘Met nasi, bami of rijst’ | Verplichte keuze, drie opties, meerprijs per optie |
| ‘Groot +€1,50’ | Optie ‘groot’ met prijs €1,50 |
| ‘Friet speciaal’ | Friet met optie ‘speciaal’ of als eigen gerecht, wat jouw kassa doet |
| ‘Zonder ui’ | Notitie, tenzij je het als optie wilt bijhouden |
| ‘Broodje zonder brood’ | Keuken past niet aan; wordt geweigerd |
4. Wat je niet telefonisch wilt verkopen
Niet elk gerecht hoort aan de telefoon. Een dagverse vis waarvan je niet weet of hij er nog is, een cateringschotel voor twintig personen, een gerecht dat je alleen aan tafel serveert. Markeer die als ‘niet telefonisch’, zodat de telefonist kan zeggen dat het alleen in de zaak kan, in plaats van een bestelling aan te nemen die je niet kunt maken.
Denk ook aan tijden. Een lunchkaart die om drie uur stopt, een weekendgerecht: leg vast wanneer iets besteld kan worden, of houd het buiten de telefonische kaart. En stel een bedrag in waarboven je zelf even wilt meekijken: een bestelling van €300 mag best een terugbelverzoek worden.
5. Allergenen: vastleggen of eerlijk ‘onbekend’
Een gast met een allergie belt met een concrete vraag: zit er pinda in nummer 23? Het slechtste antwoord is een gok. Leg per gerecht vast welke van de veertien wettelijke allergenen erin zitten, of leg vast dat het niet bekend is. Een telefonist kan dan voorlezen wat bekend is en voor de rest verwijzen naar de keuken, zonder toezeggingen te doen.
Zo werkt het ook bij ivoo: allergenen die zijn vastgelegd worden voorgelezen; zijn ze niet vastgelegd, dan zegt ivoo dat en verwijst hij naar je team. Bij een ernstige allergie wordt altijd doorverbonden. Dat is geen beperking van de techniek, maar de enige verantwoorde manier.
6. Van papier of website naar een kaart die de telefoon begrijpt
Heb je een website met je kaart erop, dan leest ivoo die: nummers, namen, prijzen, omschrijvingen en opties. Staat de kaart alleen als foto of pdf online, of heb je geen website, dan maak je foto's van je papieren kaart. ivoo leest ze, bewaart de nummers zoals ze op de kaart staan en zet ‘42. Babi pangang’ om in nummer 42 met de naam Babi pangang.
Controleer daarna in je dashboard wat er is gelezen. Een prijs die niet klopt pas je aan, een optie die ontbreekt voeg je toe, een gerecht dat niet telefonisch mag, markeer je. Tien minuten werk, en daarna is je kaart de bron van waarheid voor elk gesprek. Hoe telefonisch bestellen daarna werkt, staat op de pagina over telefonisch bestellen.
- Nummers uniek en stabiel.
- Korte, uitspreekbare namen; beschrijving apart.
- Opties met prijs, verplicht of optioneel, en wat de keuken niet aanpast.
- ‘Niet telefonisch’ voor wat je aan de balie houdt.
- Allergenen vastgelegd of eerlijk onbekend.
Veelgestelde vragen
Mijn kaart heeft geen nummers. Is dat een probleem?
Nee. Gasten bestellen dan op naam, en een telefonist zoekt op naam. Nummers maken het wel sneller en eenduidiger, vooral bij een grote kaart of namen die op elkaar lijken. Overweeg ze als je de kaart toch herdrukt.
Moet ik mijn website aanpassen voordat ivoo de kaart kan lezen?
Meestal niet. ivoo leest de kaart zoals hij op je website staat, ook als die een foto of pdf is. Klopt er iets niet, dan pas je dat in je dashboard aan; je website hoeft niet te veranderen. Heb je geen website, dan werken foto's van je papieren kaart.
Hoe houd ik de kaart actueel?
In je dashboard. Een nieuwe prijs, een gerecht dat tijdelijk niet kan, een optie erbij: je past het aan en ivoo gebruikt het in het volgende gesprek. Je hoeft niets opnieuw in te lezen.