Welke doorschakelroute past bij de service?
Laat je team graag eerst zelf opnemen? Dan is doorschakelen bij geen gehoor een logisch begin. Na een afgesproken wachttijd gaat de oproep door. Bij bezet kan de assistent een tweede oproep opvangen, maar dat gedrag hangt ook af van wisselgesprekken, wachtrijen en het aantal lijnen in je pakket.
Altijd doorschakelen past bij restaurants die telefoontjes standaard willen laten opvangen. Een tijdschema kan nuttig zijn rond de dinerdrukte of buiten openingstijden, als je centrale dat ondersteunt. Kies op basis van je werkritme en technische mogelijkheden, niet alleen op basis van een instelling die gemakkelijk lijkt. Je kunt de route op ieder moment aanpassen.
| Route | Wanneer passend? | Vooraf controleren |
|---|---|---|
| Bij geen gehoor | Je team krijgt eerst de kans | Wachttijd en voicemailvolgorde |
| Bij bezet | Opvang van extra oproepen | Wisselgesprek, wachtrij en lijncapaciteit |
| Altijd | De assistent als eerste aanspreekpunt | Een aparte route naar medewerkers |
| Volgens tijdschema | Opvang op vaste momenten | Mogelijkheden van centrale en provider |
Een medewerker spreken moet eenvoudig blijven
Een gast kan een vraag hebben die niet in je informatie staat, een klacht willen bespreken of gewoon liever een medewerker spreken. Een goede telefoonroute houdt daar rekening mee. Je stelt in welk toestel rinkelt, op welke momenten iemand beschikbaar is en wat er gebeurt wanneer ook dat toestel niet wordt opgenomen.
Het overdrachtsnummer mag niet ongemerkt terugleiden naar dezelfde AI-route. Anders blijft de gast rondgaan. Test bij een mobiele of vaste bestemming daarom de hele keten, inclusief voicemail. Is niemand bereikbaar, dan is een duidelijk terugbelverzoek beter dan opnieuw proberen zonder uitkomst. ivoo belooft daarbij geen terugbeltijd die je team niet kan waarmaken.
Wat heb je van je telefonieprovider nodig?
Je provider, type aansluiting en eventuele telefooncentrale bepalen hoe je doorschakelt. Een los vast toestel werkt anders dan een zakelijke VoIP-centrale met meerdere extensies. Controleer of doorschakelen naar een extern nummer is toegestaan, welke oproepinformatie behouden blijft en hoe je de instelling kunt terugzetten. Tijdens het starten geeft ivoo je de instructies voor de meestgebruikte providers.
Vraag ook naar kosten voor het doorgeschakelde deel van het gesprek. Die kunnen afhangen van je abonnement en bestemming en staan los van de €1,95 per reservering bij ivoo. Nummerbehoud betekent niet automatisch dat er geen telefoniekosten zijn. Algemene toetscodes zijn bovendien niet voor ieder product geschikt; gebruik de handleiding van jouw aansluiting.
- Provider, productnaam en huidig restaurantnummer.
- Instellingen voor voicemail, wachtrij en wisselgesprekken.
- Beschikbaar nummer of extensie voor je team.
- Kosten, capaciteit en procedure om terug te schakelen.
Eerst een testoproep, daarna pas je gasten
Test de route terwijl iemand opneemt, wanneer de lijn bezet is en wanneer niemand reageert. Test daarna de overdracht naar een medewerker en het scenario waarin de assistent niet beschikbaar is. Je moet de normale telefoonroute kunnen herstellen zonder afhankelijk te zijn van één persoon; terugschakelen doe je met dezelfde instelling waarmee je hebt doorgeschakeld.
Bel na het doorschakelen zelf een keer naar je restaurantnummer. Het bekende nummer is het begin van de ervaring; de juiste begroeting, informatie en terugvalroute maken die ervaring af. De praktische doorschakelgids helpt je de instelling met je provider voor te bereiden.
Veelgestelde vragen
Moet ik mijn Nederlandse vaste nummer verhuizen?
Nee. Je houdt je eigen nummer en schakelt het door naar je ivoo-nummer. Er is geen nummerportering nodig. Wil je later toch porteren, dan is dat een aparte keuze, geen voorwaarde.
Kan ivoo ook mijn 020-, 010- of 073-nummer opvangen?
Ja. Het netnummer maakt niet uit. Zolang je aansluiting doorschakelen naar een extern nummer ondersteunt, en dat doen vrijwel alle Nederlandse providers, kun je je bestaande nummer naar ivoo doorschakelen. Test daarna het volledige gesprek.
Blijft het restaurant bereikbaar als ivoo uitvalt?
Schakel je alleen bij bezet of geen gehoor door, dan blijft je team altijd eerst aan de beurt. Schakel je altijd door, dan kun je met dezelfde providerinstelling op ieder moment terugschakelen naar je eigen toestel. Test die terugweg één keer voordat je live gaat.