Telefonisch bestellen automatiseren voor restaurantsEen bestelling aannemen. Zonder de keuken te verlaten.

Zo hoort een telefonische bestelling te verlopen

Een goed bestelgesprek heeft een vaste volgorde. Eerst afhalen of bezorgen, want dat bepaalt of er een adres nodig is en welke regels gelden. Dan de gerechten, één voor één, met aantal en opties, en na elke regel een terugkoppeling met nummer én naam. Vervolgens de tijd, de naam en het telefoonnummer, en een laatste samenvatting met het totaal. Pas daarna is de bestelling geplaatst.

Die volgorde is geen formaliteit. Wie het adres pas aan het eind vraagt, ontdekt te laat dat hij er niet bezorgt. Wie niet per regel terugkoppelt, ontdekt de verkeerde 14 pas als de bon terugkomt. ivoo houdt de volgorde aan, ook als de gast door elkaar praat.

Je menukaart is de bron van waarheid

ivoo bestelt alleen wat op jouw kaart staat: gerechten met een nummer, een Nederlandse en eventueel Engelse naam, een prijs, een omschrijving en opties. Opties hebben een eigen prijs en een vlag of de keuken ze wel of niet aanpast. Gerechten die je niet telefonisch wilt verkopen, zet je op ‘niet telefonisch’; ivoo legt dan uit dat het alleen aan de balie kan.

Allergenen leest ivoo voor als je ze hebt vastgelegd. Zijn ze niet vastgelegd, dan doet ivoo geen inhoudelijke toezegging en verwijst hij naar je team; bij een ernstige allergie altijd. Je kaart komt van je website of van foto's van je menukaart, en je houdt hem bij in je dashboard. Lees hoe je je menukaart klaarmaakt voor telefonische bestellingen.

In de keuken: scherm, e-mail, kassa

Elke geplaatste bestelling staat direct op het keukenscherm in je dashboard, met dagnummer, afhalen of bezorgen, tijd, regels, notities en betaalstatus. Je werkt ze af met één tik per status; de gast ziet ‘klaar’ via de volglink. Daarnaast stel je een e-mail per bestelling in, of een koppeling met je kassa via een webhook. Wijst je kassa een bestelling af, dan komt hij op ‘controleren’ te staan en bel je de gast.

Vooraf betalen kan met een betaallink in de sms: de gast betaalt met iDEAL via Stripe en jij ziet ‘betaald’ op de bon. Zonder betaallink zegt ivoo dat er bij afhalen of bezorgen wordt betaald. Een bonprinter die de bon zelf uitdraait staat op onze planning.

Wat er niet mag gebeuren, en hoe ivoo dat voorkomt

Een gast verandert van gedachten: ivoo past dezelfde regel aan, in plaats van een tweede regel toe te voegen. De verbinding valt weg en de gast belt terug met de vraag of de bestelling is doorgekomen: ivoo zoekt hem op telefoonnummer of dagnummer op en vertelt de status, in plaats van hem opnieuw aan te nemen. De keuken is gesloten: ivoo neemt een voorbestelling aan voor de eerstvolgende opening binnen jouw horizon, of legt uit dat het niet kan.

Boven het bedrag dat jij instelt neemt ivoo een bestelling niet zelfstandig aan, maar verbindt hij door of legt hij een terugbelverzoek vast. Is de bestelling al in de keuken en wil de gast iets wijzigen, dan gaat dat via je team, want de keuken beslist of het nog kan. ivoo is getest op deze situaties in vaste scenario's, en je kunt ze zelf naspelen in het gratis testgesprek in je browser.

• Wijzigen past de regel aan; geen dubbele regels.
• ‘Is mijn bestelling doorgekomen?’: opzoeken op nummer, niet opnieuw aannemen.
• Gesloten keuken: voorbestelling binnen jouw horizon, of eerlijk ‘nee’.
• Boven jouw maximum: naar je team.

Wat een telefonische bestelling kost

Een afgeronde bestelling telt één keer als boeking, ongeacht het aantal gerechten. Op Start betaal je €1,95 per afgeronde bestelling en geen maandbedrag; op Klein €29 per maand en €1,50 per bestelling. Voor zaken met veel bestellingen is er Onbeperkt: €119 per maand, 400 gesprekken en niets per bestelling. Vragen, doorverbinden en terugbelverzoeken zijn gewone gesprekken en kosten nooit een bestelling.

Een bestelling die de gast tijdens het gesprek toch niet plaatst, telt niet. Een testbestelling telt niet. De volledige telregels en rekenvoorbeelden staan bij de tarieven.