Welke gesprekken neemt de assistent over?
Begin met de telefoontjes die je team nu vaak herhaalt. Is er vanavond een tafel voor twee? Hoe laat gaat de keuken open? Waar kunnen we parkeren? Voor zulke vragen werkt een beperkte, actuele informatiebasis beter dan een assistent die overal een antwoord op probeert te geven. ivoo leest die informatie van je website en jij controleert wat er staat.
Jij bepaalt wat zelfstandig mag worden afgehandeld. Een gewone tafel binnen je boekingsregels is iets anders dan een besloten diner voor twintig personen. Een klacht, een onduidelijk verzoek of een vraag over een ernstige allergie gaat naar een medewerker of wordt als terugbelverzoek vastgelegd. De assistent doet daarbij geen toezegging namens de keuken.
- Nieuwe reserveringen en bestellingen: beschikbaarheid controleren en gegevens herhalen.
- Praktische vragen: antwoorden uit gecontroleerde restaurantinformatie, gratis.
- Uitzonderingen: een duidelijke overdracht naar je team, gratis.
Je nummer blijft het vertrekpunt
Gasten hoeven geen nieuw nummer op te slaan. Je krijgt een eigen ivoo-nummer waar je jouw restaurantnummer naar doorschakelt: altijd, bij bezet of bij geen gehoor. Je website, menukaart en nummervermelding veranderen niet. Wat de doorschakeling bij je provider kost, hangt af van je abonnement.
Doorverbinden naar een medewerker vraagt een apart doel: bijvoorbeeld een interne extensie of een ander toestelnummer. Terugbellen naar hetzelfde nummer dat opnieuw naar de assistent doorschakelt kan een lus veroorzaken. Test daarom ook wat er gebeurt wanneer het team niet opneemt. Lees meer over je restauranttelefoon doorschakelen.
Een reservering is pas klaar als die is opgeslagen
Een vloeiend gesprek is maar een deel van de oplossing. De afspraak moet ook kloppen in het reserveringsboek waar je team mee werkt. ivoo haalt daarom eerst beschikbaarheid op, herhaalt datum, tijd en aantal gasten en legt daarna de boeking vast. Een gespreksnotitie is geen bevestigde tafel.
Standaard gebruik je het ingebouwde reserveringsboek van ivoo, met capaciteitsregels die jij instelt. Een koppeling met een extern reserveringssysteem is optioneel. Bij een fout of onduidelijke uitkomst wordt geen extra boeking op goed geluk gemaakt; ivoo zoekt eerst uit of de oorspronkelijke aanvraag is opgeslagen. Bekijk de mogelijkheden voor je reserveringssysteem koppelen.
Zelf starten in 10 minuten
Plak de website van je restaurant. ivoo leest je menukaart, openingstijden, adres en huisregels. Controleer en pas aan wat niet klopt. Test ivoo daarna gratis in je browser en stel je betaalmethode in. Je krijgt een eigen ivoo-nummer waar je jouw restaurantnummer naar doorschakelt. Daarna ben je live.
Je betaalt €1,95 excl. btw per afgeronde reservering of telefonische bestelling. Geen maandbedrag, geen opzegtermijn, geen minimumafname en geen opstartkosten. Annuleert een gast vóór het bezoek, dan wordt die reservering niet in rekening gebracht. Vragen beantwoorden, doorverbinden, terugbelverzoeken en sms-bevestigingen zijn gratis.
Het gesprek op de homepage is een interactief voorbeeld met de echte stem van ivoo. In je browser kun je zelf gratis een testgesprek voeren.
Veelgestelde vragen
Kan een AI-telefoonassistent ook Nederlands spreken?
Ja. ivoo spreekt Nederlands en Engels en schakelt tijdens het gesprek mee met de gast. De stem is getest met Nederlandse namen, tijden en realistische achtergrondgeluiden. Het voorbeeldgesprek op de homepage is opgenomen met dezelfde Nederlandse stem die ivoo aan de telefoon gebruikt.
Vervangt ivoo mijn reserveringssysteem?
Dat mag je zelf kiezen. ivoo heeft een eigen reserveringsboek met capaciteitsregels waar je standaard mee start. Werk je al met een extern reserveringssysteem, dan is een koppeling optioneel. In beide gevallen bevestigt ivoo pas een tafel als die daadwerkelijk is opgeslagen.
Kan ik beginnen met alleen gemiste oproepen?
Ja, dat is een logische eerste stap. Schakel je restaurantnummer alleen bij bezet of geen gehoor door naar je ivoo-nummer. Je team neemt dan eerst op en ivoo springt in als dat niet lukt. Je kunt de instelling op ieder moment aanpassen.