Zo hoort een telefonische boeking te verlopen
De assistent vraagt eerst voor welke datum, welk tijdstip en hoeveel personen de gast wil reserveren. Bij ‘vrijdag’ wordt de concrete datum teruggelezen. Bij ‘half zeven’ wordt 18.30 uur bevestigd. Dat lijkt klein, maar voorkomt dat een vriendelijk gesprek eindigt in een verkeerde afspraak.
Daarna volgt de beschikbaarheidscontrole in je reserveringsboek. Is de gewenste tijd vol, dan biedt de assistent beschikbare alternatieven aan. Alleen tijden die het reserveringsboek daadwerkelijk teruggeeft zijn geschikt. Vervolgens worden naam en noodzakelijke contactgegevens gevraagd en wordt de volledige afspraak nog één keer herhaald. De gast krijgt gratis een sms-bevestiging.
| Stap | Wat moet kloppen? |
|---|---|
| 1. Wens begrijpen | Concrete datum, tijd en aantal personen |
| 2. Beschikbaarheid ophalen | Actuele capaciteit en boekingsbeperkingen |
| 3. Details bevestigen | Naam en benodigde contactgegevens |
| 4. Reservering opslaan | Een geslaagde boeking met herkenbaar boekingsnummer |
| 5. Gast informeren | Pas nu zeggen dat de tafel bevestigd is |
Jouw tafelindeling en keuken bepalen de ruimte
Een restaurant verkoopt niet simpelweg losse tijdvakken. Een tafel voor twee is niet automatisch geschikt voor zes. Je keuken kan om 19.00 uur geen onbeperkt aantal nieuwe tafels ontvangen, ook wanneer er stoelen vrij zijn. Leg daarom groepsgrenzen, duur van een reservering, aankomstspreiding en sluitingstijden vast in de capaciteitsregels van je reserveringsboek.
Geef ook aan welke aanvragen altijd overleg vragen. Denk aan het combineren van tafels, een gezelschap boven je standaard maximum, een besloten ruimte of een speciaal arrangement. ivoo hoort die uitzondering te herkennen en over te dragen. Automatisch ‘ja’ zeggen op zulke verzoeken verplaatst de druk alleen naar de avond zelf.
Geen dubbele boeking na een onderbroken gesprek
Een gast belt terug omdat de verbinding wegviel. Of de boeking is aangemaakt, maar het reserveringssysteem reageerde te laat. In beide gevallen moet eerst de bestaande aanvraag worden gecontroleerd. Opnieuw dezelfde reservering aanmaken kan capaciteit onterecht blokkeren en twee bevestigingen opleveren.
ivoo is daarom getest op herhaalde aanvragen, gelijktijdige boekingen en een gekoppeld systeem dat even niet bereikbaar is. Bij twijfel blijft de uitkomst ‘controle nodig’. Je team krijgt dan voldoende informatie om de gast verder te helpen. Onze gids over dubbele boekingen beschrijft de belangrijkste praktijksituaties.
Nieuwe boekingen eerst, wijzigingen zorgvuldig
Een nieuwe standaardreservering is een goede eerste toepassing. Bestaande reserveringen wijzigen of annuleren vraagt extra controle: is dit de juiste boeking en mag deze beller die aanpassen? In het reserveringsboek van ivoo herkent de assistent een bestaande boeking aan de gegevens van de gast; bij een gekoppeld systeem hangt dit af van wat de koppeling ondersteunt.
Jij stelt in welke handelingen ivoo zelfstandig mag uitvoeren. Wat nog niet veilig kan, wordt een overdracht of terugbelverzoek. Voor de facturatie telt een afgeronde reservering één keer, ongeacht het aantal personen. Wijzigingen en dubbele aanvragen leveren geen extra reserveringsvergoeding op, en een annulering vóór het bezoek wordt niet in rekening gebracht. De volledige telregels staan bij de tarieven.
Veelgestelde vragen
Kan ivoo een tafel boeken als mijn gekoppelde systeem niet bereikbaar is?
Een bevestigde reservering vereist een geslaagde opslag. Gebruik je het reserveringsboek van ivoo, dan speelt dit niet. Bij een storing in een gekoppeld extern systeem legt ivoo een verzoek voor opvolging vast, maar de gast krijgt dat niet als bevestigde tafel te horen.
Hoe gaat ivoo om met een grote groep?
Je stelt zelf een maximum voor automatische boekingen in. Groepen boven die grens gaan naar een medewerker of worden een terugbelverzoek. Beschikbaarheid alleen is geen toestemming om een uitzondering te maken.
Krijgt de gast automatisch een sms?
Ja. Na een afgeronde reservering stuurt ivoo de gast een sms-bevestiging en, als je dat wilt, een herinnering vóór het bezoek. Beide zijn gratis en inbegrepen in de prijs per reservering.