Een logo is nog geen werkende koppeling
Dat software een API heeft, betekent niet automatisch dat een externe assistent er zelfstandig tafels mag boeken. Sommige toegangen zijn alleen voor partners beschikbaar. Andere pakketten laten wel reserveringen ophalen, maar geven geen bruikbare beschikbaarheid voor nieuwe aanvragen. Ook kunnen functies per abonnement verschillen.
Daarom start je bij ivoo standaard met het ingebouwde reserveringsboek: daarin stel je tafels, capaciteit, groepsgrenzen en aankomstspreiding zelf in en werkt alles vanaf de eerste minuut. Wil je een extern systeem koppelen, dan kijk je in je dashboard welke koppelingen beschikbaar zijn. Een systeem staat daar pas als ondersteund wanneer de benodigde stappen werken.
Deze vier onderdelen moeten samen werken
Beschikbaarheid moet meer zeggen dan ‘er is een vrije tafel’. De uitkomst moet rekening houden met de datum, groepsgrootte, aankomsttijd en de regels in je restaurant. Vervolgens moet het mogelijk zijn om de juiste gastgegevens vast te leggen en de uitkomst van de aanvraag terug te vinden.
Bij een langzame reactie moet duidelijk zijn of de boeking toch is aangemaakt. Zonder die controle kan een nieuwe poging een duplicaat veroorzaken. Wijzigingen en annuleringen zijn een apart onderdeel van de controle: een werkende functie voor nieuwe boekingen bewijst niet dat alle andere handelingen ook veilig beschikbaar zijn.
| Onderdeel | Waarom nodig? |
|---|---|
| Beschikbaarheid | Alleen werkelijk beschikbare tijden aanbieden |
| Boekingsregels | Groepsgrootte, capaciteit en uitzonderingen respecteren |
| Bevestigde opslag | Weten of de tafel daadwerkelijk geboekt is |
| Opzoeken en herstellen | Een onduidelijke of herhaalde aanvraag controleren |
Voorkom twee agenda’s die uit elkaar lopen
Twee agenda’s naast elkaar vragen dat iemand beide actueel houdt. Een online reservering, een walk-in of een wijziging door je team kan dan ontbreken in de andere agenda. Kies daarom één plek die de capaciteit bepaalt: het reserveringsboek van ivoo, waarin je team ook zelf boekingen en walk-ins vastlegt, of je bestaande systeem via een koppeling. Niet allebei.
Ook een bevestigingsmail naar het restaurant is nog geen automatische reservering. Als je team die handmatig moet invoeren, is het proces een aanvraagservice. Dat kan soms een bruikbare tussenstap zijn, zolang de gast en het restaurant begrijpen dat de tafel nog niet bevestigd is. ivoo noemt zo’n aanvraag geen afgeronde boeking en brengt er niets voor in rekening.
Wat test je voordat een koppeling live gaat?
Kies een kleine reeks situaties uit jouw restaurant: een normale tafel, een volle avond, een te grote groep, een herhaalde aanvraag en een tijdelijke fout van het systeem. Bel ivoo gratis in je browser en controleer of de reserveringen op de juiste plek verschijnen en dezelfde betekenis hebben als handmatig ingevoerde boekingen.
Stel daarna in welke handelingen live mogen en wat naar een medewerker gaat. Alleen de benodigde toegangsrechten worden gebruikt. Welke gastgegevens worden verwerkt en hoe lang die worden bewaard, stel je in bij je instellingen. Deel wachtwoorden of toegangssleutels alleen via het koppelingsscherm in je dashboard, nooit via een formulier of e-mail.
- Productnaam en abonnement van het reserveringssysteem.
- Wie bij het restaurant de koppeling kan activeren.
- Groepsgrenzen, aankomstspreiding en uitzonderingen.
- Een verantwoordelijke voor controle en herstel in de eerste weken.
Veelgestelde vragen
Werkt ivoo met ieder reserveringssysteem?
Zonder koppeling werkt ivoo altijd, met het ingebouwde reserveringsboek. Voor externe systemen bepalen officiële toegang, benodigde functies en je abonnement wat mogelijk is. Een koppeling wordt alleen actief met een geteste, ondersteunde inrichting.
Kan een algemene agenda mijn tafels beheren?
Een algemene agenda is niet automatisch geschikt voor tafelcapaciteit, aankomstspreiding of combinaties van tafels. Het reserveringsboek van ivoo is daar wel op gebouwd: je stelt tafels, capaciteit en groepsgrenzen in en ivoo boekt alleen binnen die regels.
Wat als er nog geen geschikte koppeling is voor mijn systeem?
Dan kan ivoo geen automatische bevestigde boekingen in dat systeem beloven. Je kunt wel direct starten met het reserveringsboek van ivoo, of ivoo eerst alleen inzetten voor vragen, doorverbinden en terugbelverzoeken. Die zijn gratis.