Zo rekent de rekenhulp
Van gemiste oproepen naar gemiste boekingen in vier stappen, elk met een aanname die je zelf zet. Eerst per maand: je weekcijfer maal 52 gedeeld door 12. Dan unieke aanvragen: wie drie keer belt, is één aanvraag, en in de praktijk blijft 60 tot 70% over. Dan boekingsintentie: welk deel wilde bestellen of reserveren, en niet iets vragen of iets verkopen. Dan het deel dat alsnog bij je terechtkwam: teruggebeld, online geboekt, langsgekomen.
Wat overblijft, zijn boekingen die je bent kwijtgeraakt. Die vermenigvuldig je niet met de omzet, maar met je bijdrage per boeking na variabele kosten: wat er van een bestelling of tafel overblijft na inkoop en verpakking. Zo kom je op een bedrag dat je in je resultaat had gezien, niet op een groot omzetcijfer dat te mooi is om waar te zijn. De methode volgt gemiste oproepen in je restaurant: wat kosten ze echt.
Waar je je eigen cijfers vindt
Gemiste oproepen staan in je telefoon of centrale: oproepen die niet zijn opgenomen of naar de voicemail gingen. Tel een gewone openingsweek, geen week met een evenement, en noteer per oproep het tijdvak. Je ziet dan meteen of het probleem de vrijdagavond is of de hele week. Het aandeel unieke aanvragen haal je uit dezelfde lijst door herhaalde nummers samen te voegen.
De boekingsintentie en het deel dat alsnog goed kwam, weet je niet uit je telefoon. Vraag een week lang aan iedereen die aan de balie staat of belt of ze eerder al hadden geprobeerd te bellen, en tel mee. Begin anders met de standaardwaarden en kijk vooral wat het doet als je ze naar beneden bijstelt: als het bedrag dan nog steeds de moeite is, is het de moeite.
| Stap | Standaardwaarde | Waarom |
|---|---|---|
| Unieke aanvragen | 65% | Herhaalde pogingen van dezelfde gast tellen één keer |
| Wilde bestellen of reserveren | 45% | De rest belde voor een vraag, een leverancier of een sollicitatie |
| Kwam alsnog bij jou terecht | 35% | Later teruggebeld, online geboekt of langsgekomen |
| Bijdrage per boeking | €12 | Wat er na inkoop en verpakking overblijft; geen omzet |
Wat bewust niet meetelt
Twee dingen laat de rekenhulp weg, en beide maken het werkelijke bedrag hoger. De tijd van je team: elke oproep die wél wordt opgenomen, haalt iemand uit de keuken of van de balie, precies in de uren dat je hem daar nodig hebt. En de gast die na een onbeantwoorde telefoon niet terugbelt maar de volgende keer meteen ergens anders bestelt: die zie je in geen enkele lijst terug.
Wil je die meenemen, doe het dan apart en zichtbaar, zodat je een voorzichtig getal en een ruimer getal naast elkaar hebt. Beslissingen die op het voorzichtige getal al uit kunnen, hoef je niet te verdedigen met het ruime.
Wat je met de uitkomst doet
Als het bedrag klein is, is een doorschakeling bij bezet of geen gehoor genoeg: ivoo neemt dan alleen de telefoontjes die anders in de voicemail verdwenen, op Start voor €0 per maand en €1,95 per afgeronde boeking. Is het bedrag groot, dan is de telefoon een baan op zich en is de vraag of je die door een mens of door ivoo laat doen; die afweging staat in AI-telefonist of een extra medewerker.
Vergelijk na een maand dezelfde openingstijden met elkaar: vrijdagavond met vrijdagavond. Je dashboard laat zien hoeveel gesprekken ivoo heeft opgenomen, hoeveel daarvan een boeking werden en hoeveel buiten je openingstijden binnenkwamen.
Veelgestelde vragen
Waar vind ik het aantal gemiste oproepen?
In de oproepgeschiedenis van je telefoon of in het portaal van je telefoonaanbieder of centrale. Zoek op 'gemist' of 'niet beantwoord' en tel een gewone week. Heb je een vast nummer zonder overzicht, tel dan een week handmatig met een streepjeslijst bij de telefoon.
Waarom rekent de rekenhulp met bijdrage en niet met omzet?
Omdat een gemiste bestelling van €27 je geen €27 kost, maar wat er na inkoop en verpakking van over was gebleven. Met omzet rekenen levert een groot getal op dat niets zegt over je resultaat.
Zijn de standaardwaarden realistisch?
Ze zijn voorzichtig gekozen op basis van wat zaken vinden als ze een week meten. Jouw zaak kan afwijken; daarom staan ze open. Stel ze bij naar wat je ziet, en kijk vooral of de conclusie standhoudt als je ze lager zet.
Telt een gast die de voicemail inspreekt als gemist?
Voor de telefoon wel: de oproep is niet beantwoord. Of die gast alsnog bij je terechtkwam, vul je in bij het aandeel dat alsnog goed kwam.
Wordt mijn invoer opgeslagen?
Nee. Alles wordt in je browser berekend en nergens naartoe gestuurd.